ENFORMITY ist die zentrale Datenbank für alle Ihre Verträge: vom Rahmenvertrag bis zum letzten Nachtrag, mit allen Vertragspartnern, Ansprechpersonen und Dokumenten an einem Ort.
Jeder Vertrag wird in einem übersichtlichen Editor erfasst: Stammdaten, Finanzen, Risiken, Dokumente, Beziehungen, Vertragspartner und ein vollständiges Änderungsprotokoll. Welche Felder Sie nutzen und welche Werte in Auswahllisten zur Verfügung stehen, konfigurieren Sie je Organisation.
Die Dokumenttypen reichen von Verträgen, Anhängen und Anlagen über Nachträge, Zusatzvereinbarungen, SLAs und OLAs bis zu Kostenteilungsvereinbarungen, Side Letters und Beitrittserklärungen.
Echte Vertragsbestände sind keine flachen Listen. ENFORMITY verknüpft Rahmenverträge mit ihren Einzelverträgen und hält fest, welches Dokument ein anderes ändert, ersetzt oder darauf verweist. Ändern sich Strukturen, lassen sich ganze Vertragsgruppen verschieben oder zusammenführen.
Die Laufzeitansicht zeigt eine Vertragsgruppe als interaktive Zeitleiste mit aktiven und abgelaufenen Dokumenten. Ein Beziehungsgraph verbindet Verträge, Vertragspartner und Ansprechpersonen.
Vertragspartner werden einmal angelegt und mit beliebig vielen Verträgen verknüpft, jeweils mit ihrer Rolle: Auftraggeber, Dienstleister, Auftragsverarbeiter, Auftragnehmer, Vermieter, Mieter und weitere. ENFORMITY prüft Unternehmensdaten gegen das EU-Umsatzsteuerregister (VIES), das globale LEI-Register (GLEIF) und das österreichische Firmenbuch und kann Stammdaten automatisch aktuell halten.
Ansprechpersonen haben Rollen wie Vertragsverantwortliche, Auslagerungsbeauftragte oder Unterzeichnende, jeweils mit Beginn und Ende. Wechselt jemand die Funktion, übernimmt eine Nachfolge alle Rollen in einem Schritt.
Gespeicherte Vertragslisten kombinieren Filterbedingungen mit den Spalten, die Sie brauchen. Aus jeder Auswahl heraus ändern Sie Werte, ordnen Vertragspartner oder Ansprechpersonen neu zu, vergeben oder entfernen Schlagworte und verschieben Verträge gesammelt. Das Ergebnis exportieren Sie nach Excel oder CSV, auf Wunsch inklusive Vertragspartnern und Ansprechpersonen.
Dokumente laden Sie einzeln oder gesammelt hoch und sehen sie direkt im Browser an. Neue Verträge können auch per E-Mail im Dokumenteneingang Ihrer Organisation ankommen.
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