Häufige Fragen

ENFORMITY ist eine cloudbasierte Software für Vertragsmanagement und für das Führen eines Auslagerungs- und Drittparteienregisters. Sie speichert alle Verträge, Vertragspartner, Ansprechpersonen und Dokumente in einer revisionssicheren Datenbank und erfasst neue Verträge automatisch mit KI.

Für Unternehmen und Institutionen, die viele Verträge und Dienstleister nachvollziehbar verwalten müssen. ENFORMITY kommt aus dem Finanzsektor, wo Banken, Zahlungsinstitute und ihre Berater es für konzerninterne SLAs und Auslagerungsregister nutzen. Es eignet sich aber für jede Organisation mit Dokumentationspflichten.

ENFORMITY wird von dieIngenieure Technologiestrategieberatung und Lösungen e.U. in Wien entwickelt und betrieben.

Nein. ENFORMITY ist Software as a Service und läuft in jedem modernen Browser auf Desktop, Tablet und Smartphone.

Ja. Fordern Sie über das Kontaktformular auf enformity.com eine Testumgebung an, wir richten sie für Sie ein. Gerne vermitteln wir auch ein Referenzgespräch mit einem bestehenden Kunden.

ENFORMITY gibt es in den Paketen Essential, Professional und Enterprise. Die KI-Vertragsanalyse ist ab Professional enthalten. Preise erhalten Sie auf Anfrage.

Verträge und alle zugehörigen Dokumente, zum Beispiel Anhänge, Anlagen, Nachträge, Zusatzvereinbarungen, SLAs, OLAs, Kostenteilungsvereinbarungen, Side Letters und Beitrittserklärungen. Dokumente lassen sich einzeln oder gesammelt hochladen und im Browser ansehen.

Ja. Ein Rahmenvertrag kann Einzelverträge haben, und Dokumente können einander ändern, ersetzen oder aufeinander verweisen. Eine Laufzeitansicht zeigt die ganze Vertragsgruppe als Zeitleiste, ein Beziehungsgraph verbindet Verträge, Vertragspartner und Ansprechpersonen.

Unter anderem Unterschriftsdatum, Beginn, ursprüngliches und aktuelles Laufzeitende, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und Nachlaufzeit. Welche Felder genutzt werden, wird je Organisation konfiguriert.

Ja. Aus jeder Vertragsliste heraus können Sie Feldwerte ändern, Vertragspartner oder Ansprechpersonen neu zuordnen, Schlagworte vergeben oder entfernen und Verträge gesammelt verschieben oder zusammenführen.

Ja. Vertragslisten lassen sich jederzeit nach Excel und CSV exportieren, auf Wunsch inklusive Vertragspartnern und Ansprechpersonen. Bei Vertragsende erhalten Sie einen Export Ihrer Daten.

ENFORMITY prüft Unternehmensdaten gegen das EU-Umsatzsteuerregister (VIES), das globale LEI-Register (GLEIF) und das österreichische Firmenbuch und kann Stammdaten bei Änderungen automatisch aktualisieren.

Die KI liest hochgeladene oder per E-Mail gesendete Verträge und erkennt Vertragspartner, Ansprechpersonen und die von Ihrer Organisation gewählten Vertragsfelder, etwa Titel, Dokumenttyp, Laufzeiten, Unterschriftsstatus und Klassifizierungen. Daraus schlägt sie einen Vertragsdatensatz vor, den ein Mensch prüft und bestätigt.

Sie haben die Wahl: ein cloudbasiertes Modell (Google Gemini) oder lokale KI-Modelle, die DSGVO-konform in der EU betrieben werden. Das Modell wird je Organisation in den Einstellungen gewählt. Organisationen können auch einen eigenen Modellschlüssel verwenden.

Ja. Statt des Cloud-Modells können Sie lokale KI-Modelle wählen, die DSGVO-konform in der EU betrieben werden. Verträge verlassen dann für die Analyse nicht die EU.

Nein. Kundendaten und Verträge werden nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet.

Ja, deshalb ist jedes Ergebnis ein Vorschlag. Erkannte Partner werden gegen vorhandene Datensätze und öffentliche Register geprüft, Werte sind auf Ihre eigenen Wertelisten beschränkt, und nichts wird ohne Bestätigung durch einen Menschen gespeichert.

Ja. Die KI-Analyse wird je Organisation ein- oder ausgeschaltet, und Sie legen fest, wie viel sie erfasst.

Ja. Registerangaben wie Auslagerungsrelevanz, Leistungskategorie, konzerninterne oder -externe Gegenpartei, Cloud- und DSGVO-Relevanz und Risikoeinstufung werden direkt am Vertrag erfasst. Felder und Wertelisten lassen sich an Ihre Anforderungen anpassen, und das Register kann jederzeit nach Excel exportiert werden.

Jeder Vertrag kann mit seiner DORA-IKT-Dienstleistungsart (S01 bis S19) klassifiziert oder als Nicht-IKT-Dienstleistung gekennzeichnet werden. So werden IKT-Vereinbarungen, die unter DORA fallen, in derselben Datenbank von anderen Drittparteienvereinbarungen getrennt.

Nein. Die Registerfunktionen stammen aus den Anforderungen der Bankenaufsicht, Vertragsmanagement, Vertragspartnerdaten und KI-Erfassung sind aber für jedes Unternehmen und jede Institution nützlich.

In Rechenzentren in der EU, im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt und per TLS 1.2 oder höher übertragen.

Über Rollen mit Lese-, Anlage-, Bearbeitungs- und Löschrechten je Modul sowie Zugriffsprofile, die Verträge nach Vertragspartner, Rolle im Vertrag, Vertragsliste oder Feldbedingung einschränken. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail und Passwort oder Google, optional mit Zwei-Faktor-Code per E-Mail.

Ja. ENFORMITY protokolliert jede Änderung eines Vertragsfelds mit altem und neuem Wert, führt eine Änderungshistorie für Vertragspartner und Ansprechpersonen und hält fest, wer einen Vertrag angesehen hat.

Ja. ENFORMITY ist mandantenfähig: Die Daten jeder Organisation sind strikt getrennt, und Benutzer können für mehrere Organisationen arbeiten und zwischen ihnen wechseln.

Ja, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Teil des Vertrags.